Phần mềm quản lý văn bản điều hành: Bước đệm phát triển Chính phủ điện tử

Những năm qua tỉnh Hưng Yên đã ban hành các chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện với mục tiêu ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin (CNTT) trong nội bộ của cơ quan nhà nước, hướng tới nâng cao năng suất, giảm chi phí hoạt động. Một trong những nội dung đang được tỉnh và các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố quan tâm triển khai ứng dụng là Phần mềm quản lý văn bản điều hành - một ứng dụng nhằm tạo nền tảng, bước đệm phát triển Chính phủ điện tử. 
 
Hiệu quả bước đầu từ những phiên bản thử nghiệm
 
Tuy năm nay tỉnh Hưng Yên mới chính thức triển khai thực hiện ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành tại nội bộ của cơ quan nhà nước, song bằng sự chủ động của đơn vị nên từ năm 2011 Sở Giao thông – Vận tải (GTVT) đã sớm đưa phần mềm này vào ứng dụng. Hàng năm, số lượng công văn đi, công văn đến mà Văn phòng Sở GTVT chuyển và nhận bình quân khoảng 10 nghìn văn bản. Sở GTVT có 7 phòng và 8 đơn vị trực thuộc phân bố ở các địa điểm khác nhau. Vì vậy, số lượng công văn đi, công văn đến mà Văn phòng Sở GTVT cần phải xử lý đến các phòng, đơn vị trực thuộc là không nhỏ. Trước năm 2011, ngoài nhân viên văn thư lưu trữ, Văn phòng Sở GTVT phải bố trí một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ phô-tô. Do phải hoạt động tối đa công suất làm cho máy phô – tô nhanh hỏng hóc, chi phí văn phòng phẩm lớn… Ông Nguyễn Quang Phúc, Phó Chánh Văn phòng Sở GTVT cho biết: “Kể cả thời gian thử nghiệm và sử dụng phần mềm từ năm 2011 đến nay, tất cả số văn bản đến, văn bản đi của Sở đều được nhân viên văn thư lưu trữ quét và đưa vào phần mềm hệ thống gửi lãnh đạo Sở. Sau khi xem xét văn bản, lãnh đạo Sở chuyển qua phần mềm đến địa chỉ của từng đơn vị, cá nhân có liên quan để triển khai công việc ngay trong ngày. Từ khi thực hiện phần mềm này, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, không còn qua phương pháp thủ công như trước đây. Vì vậy, Sở GTVT không chỉ tiết kiệm được nhân lực, chi phí văn phòng phẩm mà quan trọng hơn là thời gian xử lý công việc nhanh hơn, cán bộ, công chức, viên chức chủ động trong công việc, công tác lưu trữ được khoa học, việc tra cứu tài liệu trong hệ thống nhanh và thuận lợi hơn”. 
 
Xử lý công văn qua phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Sở GTVT
Xử lý công văn qua phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Sở GTVT

Điều đáng kể của phần mềm này không những đáp ứng công việc nhanh chóng mà còn kiểm soát công việc của từng phòng, đơn vị, từng cá nhân. Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu... từ đó có sự đôn đốc kịp thời. Bởi vậy, ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành ngoài việc giúp lãnh đạo chỉ đạo được kịp thời công việc, làm thay đổi phong cách làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức còn là thước đo về sự nhiệt tình, trách nhiệm với nhiệm vụ được giao.

Theo thông tin từ Sở Thông tin và Truyền thông, ngoài Sở GTVT đến nay trên địa bàn tỉnh Hưng Yên còn có 6 sở, ban, ngành khác cũng đã và đang dùng, dùng thử Phần mềm quản lý văn bản điều hành trong nội bộ cơ quan, trong đó có Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh… Ưu điểm nổi bật của các phiên bản phần mềm này là giảm lượng lớn văn bản, giấy tờ cần phải phô – tô, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu tài liệu, là cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn đơn vị, đồng thời giúp quá trình xử lý công việc nhanh hơn, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức với công việc được giao… Khảo sát sơ bộ cho thấy, tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức ứng dụng CNTT, sử dụng phần mềm tại các đơn vị này chiếm trên 70%; trên 90% số lượng văn bản đến, văn bản đi được cập nhật và xử lý qua phần mềm; thời gian xử lý mỗi văn bản giảm trung bình trên 60% so với phương pháp xử lý bằng văn bản giấy... 
 
Đẩy mạnh ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành
 
Theo Sở Thông tin và Truyền thông, mặc dù có kế hoạch từ trước nhưng đến năm 2013 tỉnh Hưng Yên mới chính thức triển khai thực hiện ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành tại 9 đơn vị cấp sở, ngành, UBND huyện, thành phố (ngoài 7 đơn vị đã và đang dùng). Theo kế hoạch, công tác tổ chức thực hiện sẽ được tiến hành trong quý III năm nay. Như vậy, kết thúc năm 2013, toàn tỉnh sẽ có 16 đơn vị sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố dùng và dùng thử các Phần mềm quản lý văn bản điều hành tại nội bộ của cơ quan, đơn vị, chiếm trên 60% tổng số sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố của toàn tỉnh.
Nhằm thực hiện lộ trình bắt buộc thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đến năm 2015, UBND tỉnh Hưng Yên đã ban hành Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước theo từng năm, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố cũng như các giải pháp tổ chức thực hiện thành công mục tiêu đã đề ra. Theo đó, trước mắt phấn đấu đến năm 2014 có trên 65% các sở, ngành và UBND các huyện, thành phố có sử dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành.
Để đạt được mục tiêu về ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản điều hành nói riêng, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung nhằm tạo bước đệm quan trọng hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử trong thời gian tới, từ thực tiễn cho thấy cần có sự vào cuộc tích cực của thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện. Trong đó quan tâm chỉ đạo cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị tăng cường sử dụng CNTT, thư điện tử công vụ để trao đổi thông tin, văn bản (dự thảo) và một số văn bản theo quy định trong xử lý công việc nhằm thay đổi lề lối, thói quen làm việc trên giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử hiện đại, hiệu quả. Cùng với đó là tỉnh ưu tiên đầu tư kinh phí cho việc triển khai thực hiện Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước về công tác xây dựng và bảo trì cơ sở hạ tầng CNTT, ứng dụng CNTT, đào tạo và tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT của các đơn vị…
 
Đào Thắm
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
;